+7(4832) 59-54-61

+7(4832) 59-54-62

Внедрение и сопровождение
специализированного программного обеспечения
Многопрофильное дилерство компьютерной
техники и потребительской электронники





Организация и ведение делопроизводства на предприятии

Управление любой организацией осуществляется путем документального оформления принятых решений и их исполнения. Официальные документы также играют существенную роль в организации коммуникаций между предприятиями.

Эти явления тесно связаны с понятием «делопроизводство» (документационное обеспечение деятельности). Процесс организации делопроизводства в любой компании – это обеспечение необходимых условий для создания официальных документов и работы с ними.

Стадии процесса делопроизводства

Ведение делопроизводства на предприятии предусматривает организацию работы с документами на всех стадиях их «жизненного цикла»:

  • Создание и регистрация документов (документирование), включая организацию работы с проектами;

  • Движение документов (документооборот), включая процессы контроля исполнения и отправки из организации;

  • Хранение документов (архивное дело).

Организация делопроизводства с помощью систем автоматизации документооборота от ЭОС

Компания «Электронные Офисные Системы» предлагает различные системы для ведения делопроизводства, позволяющие автоматизировать работу с документами на всех этапах их «жизненного цикла» – от создания проекта до списания в дело и сдачи в архив.

Современные системы для автоматизации делопроизводства в организации позволяют осуществлять все стандартные операции с документами:

  • принимать документы, поступающие по различным каналам, и отправлять документы внешним организациям;

  • регистрировать (присваивать документу номер и фиксировать дату его создания или подписания);

  • направлять документы по назначению для ознакомления или исполнения;

  • получать справочную информацию по документу в любой момент (о его местонахождении внутри организации, состоянии исполнения, контрольном сроке и т.д.).

Делопроизводство с использованием современных СЭД позволяет получить более 60% суммарной экономии рабочего времени сотрудников и на 20-25% повысить производительность труда.

Системы управления документооборотом, разработанные ЭОС, позволяют организовать делопроизводство любого масштаба:

  • автоматизировать документооборот в малых и средних организациях;

  • вести делопроизводство на крупных предприятиях и холдинговых компаниях с удаленными филиалами;

  • внедрить единую систему документооборота в органах власти региона с ведением делопроизводства на единой программной платформе.

Кроме традиционного делопроизводства, решения для управления документами, созданные ЭОС, позволяют создать систему оказания государственных услуг в электронной форме на любом уровне – от федерального до муниципального, следовательно, подходят для ведения делопроизводства в государственных органах.

Для систем делопроизводства и документооборота ЭОС разработаны специализированные решения для удаленной и мобильной работы на устройствах со всеми популярными операционными системами (iOS, Windows 7, 8, Android).

«ДЕЛО» – самая популярная система для «классического» делопроизводства

В настоящее время СЭД «ДЕЛО» в России де-факто является отраслевым стандартом для автоматизации делопроизводства на любом предприятии.

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Подробнее

Возможности и преимущества:

  1. «ДЕЛО» может использоваться как для поддержки традиционного делопроизводства, так и для организации полностью электронного документооборота;

  2. «ДЕЛО» позволяет автоматизировать полный цикл делопроизводства (от создания проекта до списания в дело и передачи на архивное хранение) и уже содержит все необходимые для этого функциональные модули;

  3. Система позволяет организовать быструю регистрацию в удобном интерфейсе любых документов (обращения граждан, служебная переписка, нормативные акты, договоры и др.) с помощью системы различных справочников;

  4. «ДЕЛО» содержит все необходимые инструменты и механизмы для организации работы с документами и автоматизирует такие процессы, как вынесение резолюций на документы, выдача поручений, контроль исполнения документа или его отдельных пунктов, согласование проекта документа, отслеживание движения документа в организации, взаимодействие исполнителей в процессе работы над документом и др.;

  5. «ДЕЛО» содержит мощную поисковую систему, позволяющую найти любой документ, реализована и возможность полнотекстового поиска;

  6. Имеются удобные инструменты для перевода любых документов в электронный вид;

  7. «ДЕЛО» содержит развитую систему оповещений и уведомлений и богатый аналитический инструментарий;

  8. Ведение делопроизводства на предприятии с использованием СЭД «ДЕЛО» дает возможность организовать юридически значимый электронный документооборот с использованием ЭП и средств криптозащиты;

  9. Система «ДЕЛО» позволяет организовать взаимодействие с МЭДО, СМЭВ, АС «Обращения граждан»;

  10. Открытый API-интерфейс обеспечивает возможность интеграции системы «ДЕЛО» с любыми информационными системами заказчика.

!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!!Подробнее

EOS for SharePoint – портальная система для автоматизации делопроизводства

Опыт ЭОС по автоматизации делопроизводства был учтен при разработке решения EOS for SharePoint, реализующего весь необходимый делопроизводственный функционал на базе платформы Microsoft SharePoint.

Продукт сочетает возможности и преимущества классических российских СЭД с функционалом ECM-платформы Microsoft SharePoint. Решение EOS for SharePoint позволяет автоматизировать операции, выполняемые сотрудниками служб делопроизводства, в полном соответствии с Государственной системой документационного обеспечения управления (ГСДОУ), на которой традиционно основано всё делопроизводство в России.

Возможности и преимущества:

  1. Система EOS for SharePoint реализована на базе Microsoft SharePoint без каких-либо «внешних» СЭД, специально адаптирована к современным требованиям российского делопроизводства и представляет собой простой в обслуживании программный продукт, который легко настраивается под специфику делопроизводства компании;

  2. Система является готовым к использованию коробочным решением, в котором реализовано классическое делопроизводство, а именно – весь «жизненный цикл» документов:

    • подготовка проекта;

    • согласование;

    • подписание (утверждение);

    • регистрация (система поддерживает функцию автоматической регистрации документов, создаваемых на основе проектов);

    • вынесение по документу резолюций (поручений);

    • исполнение документов и поручений по ним сотрудниками;

    • контроль исполнения документов и поручений;

    • списание исполненных документов в дело и организация централизованного хранения электронных документов.

  3. В системе реализовано делопроизводство по организационно-распорядительным, платежно-расчетным документам, подготовка договоров, служебной переписки и иных видов документов, образующихся в процессе деятельности организации.

  4. Все основные делопроизводственные процессы в EOS for SharePoint являются настраиваемыми с учетом специфики организации. Настраиваются маршруты согласования, ознакомления сотрудников с утвержденными (подписанными) либо поступившими в организацию извне документами и т.д.

  5. EOS for SharePoint позволяет автоматизировать процессы совместной работы с документами (от момента начала создания проекта до регистрации уже утвержденного документа): их подготовки, рецензирования, сбора подписей, согласования и утверждения.

  6. В системе поддерживается регистрация и самостоятельных поручений, и выданных по документу. Реализована гибкая технология контроля исполнения документов и поручений.

  7. Организация повседневной работы с документами осуществлена в EOS for SharePoint через персональное рабочее место пользователя – его личный веб-узел для хранения информации, который может настраиваться самостоятельно.

  8. Система разработана с учетом необходимости масштабирования, готова к большим нагрузкам и позволяет автоматизировать делопроизводство в компаниях с практически неограниченным числом сотрудников.

  9. Система предусматривает возможность использования дополнительных опций, расширяющих возможности традиционного делопроизводства.

  10. EOS for SharePoint дает возможность, кроме делопроизводства, в рамках единой информационной системы на корпоративном портале решать и другие бизнес-задачи:

    • учитывать офисные заявки;

    • создать файловое хранилище, базу знаний, библиотеки документов;

    • вести обучение новых сотрудников;

    • организовать общение сотрудников в рамках совместной работы;

    • управлять совещаниями и др.

  11. Система совместима со всеми популярными браузерами. Это позволяет вести работу с решением EOS for SharePoint и с любых мобильных устройств, будь то мобильный телефон, планшетный компьютер или iPad.